El ejercicio contable se define genéricamente y de forma muy resumida como el período transcurrido entre dos balances contables de forma consecutiva. Se trata, básicamente, del período en el que se mide la situación económico-financiera de la empresa y lo más habitual es que el ejercicio de una empresa de comienzo el 1 de enero y concluya el 31 de diciembre de ese mismo año (salvo en sectores de actividad que, por su casuística, pudieran aconsejar un criterio diferente, tales como el educativo, turístico o agrario, por citar algunos ejemplos). Atendiendo a estas consideraciones, el cierre de la contabilidad se realiza habitualmente entre el 1 de enero y el 31 de marzo del año siguiente, momento a partir del cual se procede a la correspondiente formulación de cuentas anuales.
Excepcionalmente, si bien este periodo nunca puede superior a los doce meses, existen algunas circunstancias en la que la duración del ejercicio económico o contable puede ser menor. Sería en el caso de que nos encontremos ante la constitución de una nueva sociedad, donde lógicamente el ejercicio comenzará desde el momento en que esta mercantil se dé por formalmente constituida y finalizará en el momento en el que, conforme a sus estatutos, se haya establecido el cierre de su año contable.
Otra circunstancia similar, donde el periodo del ejercicio contable puede ser menor a los doce meses sería si nos enfrentamos a la disolución de la sociedad, de manera que el ejercicio se podrá dar por concluido en el momento de la precitada disolución. Lo mismo ocurriría si una empresa afronta cambios relevantes en su forma mercantil, ya que ante cambios de significancia jurídica para la sociedad puede ser preciso que el ejercicio finalice también en el momento en el que entre en vigor ese cambio en la forma jurídica de la sociedad. Ahora bien, desde un punto de vista fiscal, el criterio de interpretación a aplicar será siempre el de un año, salvo en el año de constitución y el de disolución. En todo caso, ante cualquier modificación de fechas o criterios de ejercicio contable, es preciso cursar la correspondiente notificación a Hacienda.
De cualquier modo, atendiendo al criterio general de aplicación y ante la próxima conclusión del presente ejercicio económico, estamos ante un buen momento para recapitular y realizar una revisión general sobre los diferentes movimientos contables seguidos por una mercantil, con la intención de comprobar detenidamente posibles divergencias, por si no se hubieran contabilizado correctamente todas las operaciones de la compañía o bien corregir, en su caso, discrepancias mediante los correspondientes asientos de ajuste. Todo ello con la visión de poder calcular una primera estimación de resultado y fijar la base de cálculo de lo que serán las principales cargas impositivas a tener en consideración ante este cierre de ejecución.
La revisión de los apuntes contables que aconsejamos implementar ante el término del ejercicio se deberá centrar, muy especialmente, en aquellas operaciones corrientes de la sociedad, fijándose en, específicamente, en categorías tales como las cuentas de tesorería, incluidas la caja y las cuentas bancarias con las que la empresa lleve a cabo sus operaciones habituales. Concretamente, es oportuno llevar a cabo el arqueo de caja y cuadrar el correspondiente saldo contable, así como revisar los extractos bancarios por si faltara algún apunte contable por registrar, junto con los posibles descubiertos y, sin olvidar, en su caso, una revisión de la valoración de la moneda extranjera y cuadrarla al tipo de cambio actual.
De todos es sabido también que, al cierre del ejercicio contable, es preciso abordar el correspondiente inventario de existencias y, en su caso, registrar contablemente cualquier variación en las mismas o, en su caso, una corrección valorativa. En lo que a la relación con clientes y proveedores se refiere, se deberá cotejar adecuadamente todas las facturas emitidas y recibidas, por si hubiera algún posible desajuste o se identificaran facturas por contabilizar, tanto recibidas como pendientes de recepción, e imputables siempre al ejercicio económico que ahora se cierra. Íntimamente ligado a este aspecto es la revisión que es preciso hacer del devengo de gastos e ingresos y que queden, por ello, correctamente imputados y contabilizados en el ejercicio económico al que corresponden, sin perjuicio de cuando proceda hacer efectivo su pago o su cobro.
Otro de los aspectos en los que habrá que prestar especial atención se refiere a una revisión del inmovilizado de la compañía, que en función del a coyuntura de cada sociedad puede ser un aspecto de crucial importancia en el cierre contable. Así, es aconsejable revisar las cuentas de inmovilizado en curso, junto con una revisión de cualquier cambio que pueda sugerirse en las cuotas de amortización del inmovilizado material o en la amortización del inmovilizado intangible y, en todos los casos, plantear posibles correcciones valorativas si así fuera aconsejable.
En lo que a las operaciones financieras se refiere, si la sociedad dispone de activos financieros será preciso revisar que se imputan correctamente los intereses devengados por títulos de renta fija y también es aconsejable una revisión de la valoración de los mismos, recogiéndose por su valor razonable. Por su parte, en lo que a los pasivos financieros se refiere, se deberá revisar si se ha seguido correctamente el criterio contable de contabilización o si fuera precisa una reclasificación de la deuda a largo plazo, sin olvidar que también es preciso someter a análisis el registro de descuentos o anticipos de facturas y, en general, cualquier gasto o ingreso que pueda ser imputable a inversiones financieras.
También se deberán revisar, en su caso, las provisiones, tendentes a tener en consideración cualquier posible gasto o riesgo conocido y cuantificable, por diferentes motivos, cuando aún no se sabe en qué momento se producirá. Si en ejercicios anteriores ya se hubieran llevado a cabo dotaciones de provisiones para atender posibles obligaciones, se deberá analizar si da a lugar un ajuste o no de las mismas.
Estos aspectos, unidos a la revisión y verificación de los gastos de personal, entre otros apuntes contables, nos llevará a cerrar adecuadamente el ejercicio contable y, además, si se empieza a trabajar ya en ello, se podrán establecer los mecanismos de corrección más aconsejables para que el cierre del ejercicio se ajuste a la realidad de la sociedad y no se produzcan indeseados descuadres.
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Fernando Martín
Área de gestión económica
