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Madrid  24 de abril de 2024

Muchas empresas están abordando el proceso de cierre formal de sus cuentas anuales y surge el debate sobre la necesidad de depositar dichas cuentas ante el Registro Mercantil

¿Tiene consecuencias para el empresario el incumplimiento de este trámite registral?

Hay una serie de plazos que son ineludibles para el empresario, y uno de ellos es el de la presentación de las cuentas anuales relativas al ejercicio anterior, en este caso, el del año 2023.

La Ley de Sociedades de Capital y el Código de Comercio establecen la obligación de las sociedades mercantiles de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. El objetivo de esta normativa es garantizar la transparencia empresarial y proteger los intereses de terceros.

Por ello, todo emprendedor debe saber que, en su calidad de empresario o administrador de una compañía, tiene el deber de presentar dentro del plazo reglamentario las cuentas anuales, teniendo un plazo máximo de tres meses, a partir del cierre contable, para formularlas, y de seis meses para aprobarlas, para posteriormente inscribirlas en el Registro Mercantil de su provincia.

En este marco, no debemos obviar la figura clave que desempeña el Registro Mercantil en el control y supervisión de la actividad del empresario. Conviene recordar que el Registro Mercantil es aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos. Existe en todas las capitales de provincia y demás ciudades previstas reglamentariamente y depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia.

En cuanto a sus funciones, el Registro Mercantil tiene por objeto la anotación, salvaguarda y puesta a disposición pública de todos los actos manifestados por las sociedades o personas inscritas. Principalmente, pueden ser objeto de registro:

• La constitución de sociedades
• Cambios de domicilios sociales o modificaciones de estatutos
• Centralización y publicación de la información de resoluciones concursales
• Nombramientos y ceses de los componentes de los Órganos de Administración o, en su caso, de los auditores
• Ampliaciones y reducciones de capital. Transformaciones, fusiones, escisiones o liquidaciones de las sociedades
• Legalización de los libros de los empresarios
• Quiebras, medidas judiciales de intervención o resoluciones judiciales o administrativas que afecten a las sociedades

Pero, además, como ya hemos subrayado, el Registro Mercantil se ocupa de la legalización de los libros y de las cuentas anuales de los inscritos. De la misma manera deberán proceder los liquidadores en relación al estado anual de las cuentas de la liquidación.

Atendiendo a estas consideraciones, es importante destacar también que el incumplimiento de estas obligaciones tiene una serie de consecuencias que afectan directamente a la sociedad mercantil.

Una de los efectos derivados de no depositar las cuentas debidamente aprobadas ante el Registro Mercantil es el consiguiente cierre de la hoja registral de la empresa, circunstancia que motivará que no se pueda inscribir ningún acto o documento presentado con posterioridad.

Se exceptúa la inscripción del cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores; la revocación o renuncia de poderes y la disoluci6n de la sociedad y el nombramiento de liquidadores, además de los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. El cierre provisional se retirará cuando se presenten las cuentas de los ejercicios no inscritos.

Además del cierre registral, el incumplimiento de este deber del depósito de cuentas conlleva la imposición de multas.

Aunque el régimen sancionador ya estaba regulado en el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC), en enero de 2021 se publicó el Real Decreto 2/2021, por el que se aprueba el Reglamento de las Ley de Auditoría, que contempla una serie de sanciones para aquellas entidades que, estando obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, no lo hagan en los tiempos previstos en la Ley de sociedades de Capital.

En la disposición adicional undécima de este Real Decreto se regula el régimen sancionador aplicable por el incumplimiento de la obligación del depósito de cuentas. El plazo total para resolver y notificar la resolución del procedimiento sancionador será de seis meses; a contar desde la adopción por parte del presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del acuerdo de incoación. Sin perjuicio de la suspensión del procedimiento y de la posible ampliación del plazo y de los parciales previstos para los distintos trámites.

Con carácter general, las sanciones pueden ir desde los 1.200 euros a los 60.000 euros y cuando la sociedad o grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

Los criterios para determinar el importe de la sanción serán los siguientes:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• En caso de no aportar la declaración tributaria del apartado anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

Por su parte, la omisión del deber de depositar las cuentas de la sociedad en el Registro Mercantil puede tener serias implicaciones para sus administradores por las deudas sociales.

Aunque la omisión del deber de depositar cuentas no genera responsabilidad por las deudas sociales, ni basta por sí solo para entender que la sociedad se encuentra en causa de disolución por inactividad o por pérdidas, la jurisprudencia ha declarado que tiene por consecuencia la inversión de la carga de la prueba en el caso de alegarse por un tercero en un procedimiento judicial.

Entonces, le corresponderá al administrador probar que no concurre una causa de liquidación alegada por, por ejemplo, los acreedores de deudas sociales. En caso contrario, podrá responder por las deudas sociales conforme a la normativa para los supuestos de omisión del deber de disolver la sociedad.

En definitiva, ante las consecuencias que puede suponer para le empresa la no presentación de las cuentas ante el Registro Mercantil, nuestro consejo es que se pongan en contacto con Acountax Madrid y nuestros expertos en materia de Derecho Mercantil sabrán orientarle adecuadamente para solventar adecuadamente este tipo de situaciones.

Si desea conocer más sobre nuestros servicios de asesoramiento jurídico no dude en ponerse en contacto con nosotros escribiendo a info@acountax.es o llamando al número 900 264 785.