Ahora que se acerca la Navidad, ¿Qué debo tener en cuenta sobre la política de regalos corporativos en mi empresa?

Las Navidades son una época en las que es recurrente realizar obsequios y presentes en el seno de las empresas, y es que, dichos obsequios resultan muy importantes para la construcción de relaciones laborales, comerciales e institucionales.

Para evitar que dichos regalos puedan convertirse en actos ilícitos, es importante cumplir con las buenas prácticas y con el programa de cumplimiento o anticorrupción.

Por tanto, es esencial velar porque estas tradicionales prácticas estén bien reguladas mediante una política de regalos corporativos clara, precisa y consistente.

Pues bien, aunque pueda parecer obvio, la política de regalos corporativos debe existir físicamente y debe ser conocida y entendida por los empleados de las mercantiles, ya que, los empleados deben saber el porqué de la prohibición de una determinada conducta.

Protocolos del programa de cumplimiento sobre la política de regalos corporativos

El objetivo de este tipo de protocolos, es definir y establecer el procedimiento que debe seguirse para:

• La aceptación de regalos, obsequios, invitaciones, comidas, atenciones etc. -ya sean en efectivo o en especie- de terceros (proveedores, clientes, intermediarios, administración pública, o por cualquier tercero) por parte de empleados de la empresa.
• La realización de regalos, obsequios, invitaciones -ya sean en efectivo o en especie- a terceros por parte de empleados de la mercantil.

Elementos sobre la política de regalos corporativos

Para ello, y para que dicha política sea eficaz, deberán tenerse en cuenta los siguientes elementos:

• Ejemplos claros identificando qué obsequios y/o invitaciones se pueden aceptar, por ser acordes a la cultura y ética empresarial de la mercantil.
• Parámetros que, igualmente, determinen el rango de valor de obsequios y/o invitaciones que resultaría conforme recibir, de acuerdo con los protocolos implantados en la empresa.

En todo caso, en dichos protocolos deberá especificarse de forma clara y concisa, que la mercantil no permite la utilización de regalos u obsequios de cualquier tipo para:

• Influir en las relaciones comerciales, ya sea con clientes o con proveedores, de modo que se cree cualquier ventaja, diferencia de trato, expectativa de negocio, capacidad de influencia u obligación (directa o indirecta) de contratación con los mismos.
• Que puedan afectar de cualquier modo a la actividad profesional del empleado para no desempeñar su trabajo de manera independiente y objetiva, en la forma más favorable para el interés de la empresa en la que preste sus servicios.
• Que sean contrarios a cualquier legislación, regulación y/o normativa, ya sea externa y general o interna y propia de la empresa.

Por el contrario, en dichos protocolos pueden establecerse una serie de excepciones en cuanto a la prohibición de recibir regalos, siempre y cuando entren dentro de lo razonable y su valor no pueda considerarse alto o exagerado.

De igual manera, la empresa debería contar con herramientas e instrumentos destinados a lograr que los empleados puedan conocer los límites fijados por la mercantil, y, por tanto, contribuir a disminuir cualquier riesgo penal relacionado con la corrupción entre particulares, cohecho y tráfico de influencias.

Cuestiones instauradas en el protocolo o política de regalos

De tal forma, se recomienda que la empresa, además de implantar un protocolo o política de regalos, instaure las siguientes cuestiones:

• Mecanismos que faciliten un método de comunicación rápido y eficaz, para la aprobación, por parte de la persona designada a tales efectos, de los obsequios y/o invitaciones que puedan ser recibidos por parte de los empleados y personal de la empresa.
• Implementar un canal de consultas, de tal forma que los empleados puedan comunicar cualquier duda, o sugerencia, que les puedan surgir en relación a esta materia.

En este sentido, Acountax Madrid ofrece su experiencia para todas aquellas empresas que quieran poner en marcha dicho protocolo de regalos, o incluso, implantar conjuntamente un Manual de Prevención de Riesgos Penales, pudiendo contar con el apoyo y asesoramiento integral por parte de nuestro equipo experto en la materia, que podrá coordinar, junto con tu empresa, tanto la instauración de ambos instrumentos, como la formación de los profesionales y la gestión del propio canal de consultas.

Núria López

Abogada